Home » Informatie » Privacy

AVG - Algemene Verordening Persoonsbescherming

Er worden tegenwoordig in alle lagen van de samenleving grote hoeveelheden persoonlijke gegevens verzameld. Als vereniging zijn we sinds 25 mei 2018 verplicht om de bovengenoemde verordening na te leven. Door deze regelgeving heeft u meer controle over waar we uw gegevens voor mogen gebruiken, welke gegevens we bewaren en vooral ook hoe lang we ze mogen bewaren.

Het zal duidelijk zijn dat een dergelijke regelgeving veel vraagt van een vereniging, maar we begrijpen dat we hier wel naar moeten handelen. Om dit initiatief kracht bij te zetten, hebben we binnen FC Bergen de volgende verduidelijking aangebracht. Bij vragen hierover kunt u terecht bij de ledenadministratie.

Algemeen

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is op 25 mei 2018 ingegaan. Dit betekent dat vanaf 25 mei 2018 ook voetbalverenigingen te maken hebben met de strengere regels rond het verwerken van persoonsgegevens. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is vervangen door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de AVG. Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, hebben meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens.

Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG. Clubs zijn verplicht om te documenteren hoe ze omgaan met persoonsgegevens, dat wil zeggen welke persoonsgegevens ze verwerken, met welk doel dit wordt gedaan en met wie de persoonsgegevens eventueel worden gedeeld. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een organisatie die contributie organiseert in opdracht van clubs.

Daarnaast dienen clubs de leden bewust te maken van bestaande rechten als het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering en het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie, als ze dat willen. Sportlink is bijvoorbeeld een organisatie die over gegevens van leden beschikt. FC Bergen gebruikt, net als vele andere voetbalclubs, software van Sportlink voor het registreren en beheren van de ledenadministratie. Sportlink verwerkt jouw gegevens als bewerker in opdracht van de sportbond KNVB waar je lid van bent en dient vanuit deze rol helder te maken wat het doet om de privacy van persoonsgegevens te borgen.

Vaak wordt hierbij gesproken over een ‘bewerkersovereenkomst’ of ‘verwerkersovereenkomst’. Sportlink heeft al haar apps inmiddels voorzien van functies en uitleg over de bewaking van de privacyaspecten. Tevens zijn in de Sportlink voorwaarden alle aspecten van de zogenoemde bewerkersovereenkomst al opgenomen. De KNVB en een bij de KNVB aangesloten club hoeven dus onderling, voor wat betreft het over en weer verstrekken van (persoons)gegevens via de systemen van Sportlink, geen be- of verwerkersovereenkomst te sluiten. Deze verstrekkingen worden namelijk niet beschouwd als verstrekkingen aan derden in de zin van privacywetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelt FC Bergen?

Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, soort identificatie en identificatienummer, telefoonnummer, e-mailadres, pasfoto en rekeningnummer & het ondertekende inschrijfformulier. Wij gebruiken je gegevens voor drie doeleinden, te weten:

  • voor het registeren als lid en het eventueel indelen in het correcte team op basis van leeftijd en geslacht.
  • het incasseren van de contributie, hetzij door het versturen van een schriftelijke factuur, hetzij door het uitvoeren van een machtiging.
  • het verstrekken van informatie over de club, hetzij schriftelijke hetzij per mail.

 

Door gebruik te maken van de Sportlink software komt een deel van de informatie, te weten naam, geboortedatum, geslacht, adresgegevens en telefoonnummer(s), ook beschikbaar in twee apps. Dit betreft de wedstrijdzaken app van de KNVB die wordt gebruikt voor de afhandeling van wedstrijden. Hierin is ook de elektronische spelerspas van leden beschikbaar die wordt gebruikt ter identificatie van spelers voorafgaande van wedstrijden door de scheidrechter.

Daarnaast is dit de voetbal.nl app waarin uitslagen en standen van het eigen team en andere teams kunnen worden bekeken. Binnen deze software wordt persoonlijke informatie getoond afhankelijk van het privacy niveau. Het privacy niveau bepaalt welke van jouw persoonsgegevens met anderen gedeeld worden. Elk lid heeft een eigen persoonlijk privacy niveau dat het lid zelf kan bepalen. Er zijn 3 privacy niveaus:

  • Normaal: Met dit privacy niveau maken personen zich in de app bekend aan anderen. Personen kunnen worden gezocht en gevonden. Naam en foto zijn zichtbaar. 
  • Beperkt: Op dit niveau is alleen de naam zichtbaar maar geen foto. 
  • Afgeschermd: Met dit privacy niveau worden personen als Afgeschermd getoond. Naam en foto zijn niet zichtbaar.

 

Personen kunnen niet worden gevonden bij zoekopdrachten. Uitzondering op deze situatie is de ondersteuning van officiële processen als het Digitaal Wedstrijdformulier. Persoonsgegevens die nodig zijn om iemand tijdens het proces te legitimeren worden zijn beschikbaar voor de gebruiker.
De Ledenadministratie kan het privacy niveau van een lid sinds enige tijd NIET meer wijzigen. Dit kan alleen door het lid zelf gebeuren. Nieuwe leden kunnen enkel met privacy niveau afgeschermd geregistreerd worden.
Zelf je Privacy niveau aanpassen Ieder lid kan zijn privacy niveau aanpassen middels de voetbal.nl app. De app kan gedownload worden in de Appstore en de Playstore door te zoeken op jouw bond. Als de voetbal.nl app geïnstalleerd is, moet je jezelf registreren. Hiervoor is het van belang dat de ledenadministratie jou emailadres geregistreerd heeft. Dit gebeurd normaal gesproken bij het lid worden. Als je e-mailadres in de tussentijd gewijzigd is, stuur dan een email naar de ledenadministratie vanuit je nieuwe e-mailadres met je relatiecode (als bekend), je naam, adres, postcode, woonplaats en geboortedatum. Soms is één emailadres vastgelegd bij meerdere leden, bijvoorbeeld ouder en kind(eren), dan kan er gekozen worden welk lid zich met het emailadres aanmeld in de app.

Registreren en activeren

Als je voor de eerste keer aan de slag gaat met de app van Sportlink is het nodig dat je jezelf registreert. Om jezelf te kunnen koppelen aan jouw gegevens (relatiecode) moet je het emailadres gebruiken dat in Sportlink Club bij je persoonsgegevens staat. Na registratie ontvang je op het opgegeven e-mailadres een e-mail met daarin een activatielink. De keuze van het wachtwoord is vrij. De activatielink is permanent geldig, tot het moment dat de activatielink is gebruikt. Daarna is de link niet meer geldig en zal aan de gebruiker worden getoond dat de link reeds is gebruikt. Als je op de activatielink in de e-mail klikt dan kom je op de pagina waar bevestigd wordt dat het account is geactiveerd.

Hoe dien ik een controleverzoek in?

Door een mail te sturen naar de ledenadministratie kun je een overzicht krijgen van de gegevens die voor jou zijn vastgelegd. Ook kun je aangegeven dat je niet langer lid wilt zijn. Voor de handhaving van je lidmaatschap en de betaling daarvan zijn eerder genoemde gegevens noodzakelijk. Mocht je dit niet willen dan kan het lidmaatschap worden opgezegd. 

FC Bergen gebruikt je gegevens alleen voor de doeleinden zoals in dit document beschreven. Je gegevens worden op geen enkele manier aan derden verstrekt met uitzondering van de KNVB. In de voetbal.nl app kun je aangeven of je graag de voetbal.nl nieuwsbrief ontvangt en of je op de hoogte wil worden gehouden van aanbiedingen van partners van de KNVB. Dit moet je actief aangeven en gaat niet vanzelf. Standaard is het antwoord: Nee.

Slechts een beperkt aantal personen hebben volledig beheer in Sportlink, te weten de ledenadministratie, de penningsmeester en de jeugdcoördinatoren voor de indeling van de jeugdteams. Deze personen zijn op de hoogte van het feit dat persoonlijke informatie niet zonder toestemming gedeeld mag worden. Jeugdleiders en seniorenleiders hebben alleen rechten om het digitaal wedstrijdformulier via de wedstrijdzaken app in te vullen en daartoe incidenteel eventueel spelers aan het team toe te voegen die niet standaard bij het eigen team zijn ingedeeld. Rechten zijn afgeschermd door middel van gebruikersnamen en wachtwoorden.